Politika e Mbrojtjes së të Dhënave dhe Privatësisë

(Njoftim për Pajtueshmërinë me GDPR)

1. Hyrje dhe Fushëveprimi

Albania For Business Sh.p.k. (“Shoqëria”, “ne”, “na” ose “ynë”) ofron shërbime për themelimin e shoqërive, shërbime ligjore, tatimore, kontabiliteti, licencimi, konsulence për pasuri të paluajtshme dhe rekrutimi/BNJ për sipërmarrës, investitorë dhe shoqëri ndërkombëtare që hyjnë ose operojnë në Shqipëri. Gjatë këtyre veprimtarive, ne veprojmë si kontrollues i të dhënave – dhe, në disa raste, si përpunues i të dhënave – në lidhje me të dhënat personale të klientëve, klientëve potencialë, vizitorëve të faqes së internetit, kandidatëve për punë, furnitorëve, si dhe stafit dhe pronarëve përfitues të klientëve tanë korporativë.

Kjo Politikë shpjegon se çfarë të dhënash personale mbledhim, pse dhe si i përdorim, me kë i ndajmë, për sa kohë i ruajmë dhe cilat janë të drejtat e personave të dhënat e të cilëve përpunojmë. Ajo zbatohet kudo që Shoqëria përpunon të dhëna personale, pavarësisht juridiksionit të personit në fjalë, dhe është hartuar për të pasqyruar si legjislacionin shqiptar për mbrojtjen e të dhënave, ashtu edhe standardet e Rregullores së Përgjithshme të Bashkimit Evropian për Mbrojtjen e të Dhënave (GDPR), duke marrë parasysh profilin ndërkombëtar dhe të lidhur me BE-në të bazës sonë të klientëve.

Kjo Politikë duhet të lexohet së bashku me Politikën e Shoqërisë për Cookies (e cila trajton më hollësisht cookies dhe teknologjitë e gjurmimit në albania-for-business.com), Politikën AML & CTF dhe Politikën për Trajtimin e Ankesave.

2. Kush Jemi – Të Dhënat e Kontrolluesit të të Dhënave

Albania For Business Sh.p.k. është kontrolluesi i të dhënave përgjegjës për të dhënat personale të përshkruara në këtë Politikë, përveç rasteve kur përcaktohet ndryshe (për shembull, kur Shoqëria përpunon të dhëna vetëm si përpunues sipas udhëzimeve të një klienti, siç janë të dhënat e pagave të punonjësve të klientit).

3. Parimet e Mbrojtjes së të Dhënave

Shoqëria përpunon të dhënat personale në përputhje me parimet e mëposhtme, duke pasqyruar si Ligjin shqiptar nr. 9887/2008, ashtu edhe nenin 5 të GDPR-së:

• Ligjshmëria, drejtësia dhe transparenca: të dhënat përpunohen mbi një bazë juridike të vlefshme dhe individët informohen se si përdoren të dhënat e tyre.
• Kufizimi i qëllimit: të dhënat mblidhen për qëllime të përcaktuara, të qarta dhe legjitime dhe nuk përpunohen më tej në mënyrë të papajtueshme me këto qëllime.
• Minimizimi i të dhënave: mblidhen vetëm të dhëna që janë të përshtatshme, relevante dhe të nevojshme për qëllimin e deklaruar.
• Saktësia: merren masa të arsyeshme për t’i mbajtur të dhënat personale të sakta dhe të përditësuara.
• Kufizimi i ruajtjes: të dhënat ruhen vetëm për aq kohë sa është e nevojshme, siç përcaktohet në Seksionin 9.
• Integriteti dhe konfidencialiteti: zbatohen masa të përshtatshme teknike dhe organizative të sigurisë, siç përcaktohet në Seksionin 10.
• Llogaridhënia: Shoqëria mban regjistra të veprimtarive të saj të përpunimit dhe mund të demonstrojë pajtueshmërinë me këto parime.

4. Të Dhënat Personale që Mbledhim

4.1 Klientët dhe klientët potencialë

Emri, të dhënat e kontaktit, informacioni për shtetësinë dhe rezidencën, dokumentet e identifikimit (p.sh. pasaportë, kartë identiteti), informacioni për shoqërinë dhe pronësinë përfituese, informacioni për burimin e fondeve dhe burimin e pasurisë (kur kërkohet sipas Politikës sonë AML & CTF), korrespondenca lidhur me angazhimin dhe çështjen, si dhe informacioni i faturimit.

4.2 Vizitorët e faqes së internetit

Të dhënat e kontaktit të dërguara përmes formularit të kërkesës (emri, emaili ose telefoni dhe përmbajtja e mesazhit), si dhe të dhënat teknike/të përdorimit të mbledhura përmes cookies dhe teknologjive të ngjashme, siç përshkruhet në Politikën tonë për Cookies.

4.3 Kandidatët për punë

Kur Shoqëria rekruton drejtpërdrejt ose mbështet procesin e rekrutimit të një klienti, ne mund të përpunojmë CV-të e kandidatëve, të dhënat e kontaktit, historikun e punës, referencat dhe shënimet e intervistave.

4.4 Furnitorët dhe kontaktet e biznesit

Të dhënat e kontaktit dhe faturimit të furnitorëve, partnerëve referues dhe kontakteve të tjera profesionale të angazhuara në lidhje me punën për klientët.

5. Si dhe Pse i Përdorim të Dhënat Personale

Tabela më poshtë përmbledh qëllimet kryesore për të cilat Shoqëria përpunon të dhënat personale dhe bazën juridike përkatëse ku mbështetet.

6. Ndarja e të Dhënave Personale

Shoqëria ndan të dhëna personale vetëm kur është e nevojshme dhe me masa mbrojtëse të përshtatshme, përfshirë me:

• Autoritetet rregullatore dhe publike, përfshirë Drejtorinë e Përgjithshme të Parandalimit të Pastrimit të Parave (GDPML), autoritetet tatimore, Qendrën Kombëtare të Biznesit (QKB), si dhe gjykatat ose noterët, kur kërkohet për të ofruar një shërbim ose për të përmbushur një detyrim ligjor.
• Profesionistë të nënkontraktuar të angazhuar për të ofruar një pjesë të një angazhimi (p.sh. noterë të licencuar, kontabilistë ose avokatë të jashtëm), të cilët i nënshtrohen detyrimeve të konfidencialitetit.
• Ofrues shërbimesh që mbështesin operacionet tona, si ofrues të hostimit IT, emailit dhe analizave të faqes së internetit, që veprojnë si përpunues sipas udhëzimeve tona dhe në bazë të marrëveshjeve për përpunimin e të dhënave.
• Banka dhe institucione financiare, kur është e nevojshme për të koordinuar hapjen e llogarisë ose pagesat sipas udhëzimeve të një klienti.
• Këshilltarë profesionistë (p.sh. auditues, sigurues, këshilltarë ligjorë të Shoqërisë) kur është e nevojshme për qëllimet e ligjshme të biznesit të vetë Shoqërisë.

Ne nuk u shesim të dhëna personale palëve të treta dhe nuk ndajmë të dhëna personale për qëllime marketingu të palëve të treta pa pëlqimin e individit.

7. Transferimet Ndërkombëtare të të Dhënave

Meqenëse Albania For Business Sh.p.k. u shërben klientëve ndërkombëtarë, të dhënat personale mund të transferohen dhe përpunohen në vende jashtë Shqipërisë, përfshirë brenda Zonës Ekonomike Evropiane (ZEE) dhe, në disa raste, në juridiksione të tjera ku ndodhet një klient, ofrues shërbimi ose profesionist i nënkontraktuar. Kur ndodhin transferime të tilla, Shoqëria merr masa të arsyeshme për të siguruar që të dhënat të vazhdojnë të kenë nivel të përshtatshëm mbrojtjeje, përfshirë përdorimin e ofruesve të shërbimeve që u nënshtrohen marrëveshjeve për përpunimin e të dhënave me masa të përshtatshme mbrojtëse (si Klauzolat Standarde Kontraktuale të BE-së, kur është e zbatueshme), dhe duke i kufizuar transferimet në atë që është e nevojshme për qëllimet e përshkruara në këtë Politikë.

8. Vendimmarrja e Automatizuar dhe Profilizimi

Shoqëria nuk përdor të dhëna personale për vendimmarrje të automatizuar ose profilizim që prodhon pasoja ligjore ose pasoja të tjera të ngjashme të rëndësishme për individët pa përfshirjen e njeriut. Çdo përdorim i analizave të faqes së internetit, siç përshkruhet në Politikën tonë për Cookies, kufizohet në njohuri statistikore të agreguara dhe nuk përdoret për të marrë vendime të automatizuara për vizitorë individualë.

9. Ruajtja e të Dhënave

Të dhënat personale ruhen vetëm për aq kohë sa është e nevojshme për qëllimet e përshkruara në këtë Politikë, duke marrë parasysh periudhat minimale të mëposhtme:

• Regjistrat e verifikimit të klientit dhe të angazhimit: minimumi pesë (5) vjet nga përfundimi i marrëdhënies së biznesit, në përputhje me legjislacionin shqiptar AML dhe Politikën tonë AML & CTF.
• Regjistrat kontabël dhe tatimorë: për periudhën e kërkuar sipas legjislacionit shqiptar tatimor dhe kontabël.
• Kërkesat e dërguara përmes formularit të faqes së internetit që nuk çojnë në një angazhim: ruhen për një periudhë të kufizuar (zakonisht deri në 24 muaj) për të mundësuar ndjekjen, përveçse kur individi kërkon fshirje më të hershme.
• Regjistrat e rekrutimit për kandidatët e pasuksesshëm: zakonisht ruhen deri në 12 muaj, përveçse kur kandidati jep pëlqimin për ruajtje më të gjatë për mundësi të ardhshme.
• Pëlqimet për marketing: ruhen derisa të tërhiqen dhe rishikohen periodikisht për të konfirmuar interesin e vazhdueshëm.

Kur të dhënat nuk nevojiten më, ato fshihen në mënyrë të sigurt ose anonimizohen në përputhje me planin e brendshëm të Shoqërisë për ruajtjen e të dhënave.

10. Siguria e të Dhënave

Shoqëria zbaton masa të përshtatshme teknike dhe organizative për të mbrojtur të dhënat personale nga aksesi i paautorizuar, humbja, keqpërdorimi ose zbulimi, përfshirë:

• Kontrolle aksesi që kufizojnë aksesin në të dhënat personale vetëm për stafin që i nevojitet për kryerjen e rolit të tij.
• Përdorimin e ofruesve të sigurt dhe me reputacion për hostim dhe email, me enkriptim gjatë transmetimit kur mbështetet.
• Detyrime konfidencialiteti të përfshira në kushtet e angazhimit të stafit dhe nënkontraktorëve.
• Rishikim periodik të lejeve të aksesit dhe praktikave të sigurisë.
• Një procedurë të brendshme të dokumentuar për identifikimin, kufizimin dhe, kur kërkohet, njoftimin e një shkeljeje të të dhënave personale te autoriteti kompetent mbikëqyrës dhe individët e prekur pa vonesa të panevojshme, në përputhje me ligjin e zbatueshëm.

11. Të Drejtat Tuaja si Subjekt i të Dhënave

Në varësi të kushteve dhe përjashtimeve sipas ligjit të zbatueshëm, individët të dhënat personale të të cilëve përpunohen nga Shoqëria kanë të drejtat e mëposhtme:

• E drejta e aksesit: për të marrë konfirmim nëse përpunojmë të dhënat tuaja personale dhe një kopje të këtyre të dhënave.
• E drejta e korrigjimit: për të korrigjuar të dhënat personale të pasakta ose të paplota.
• E drejta e fshirjes: për të kërkuar fshirjen e të dhënave personale kur ato nuk janë më të nevojshme për qëllimet për të cilat janë mbledhur ose kur zbatohet një bazë tjetër ligjore.
• E drejta e kufizimit të përpunimit: për të kërkuar që të kufizojmë mënyrën se si përdorim të dhënat tuaja në rrethana të caktuara.
• E drejta e bartshmërisë së të dhënave: për të marrë të dhëna të caktuara personale në një format të strukturuar, të përdorur gjerësisht dhe të lexueshëm nga pajisjet, dhe për t’i transmetuar ato te një kontrollues tjetër, kur është teknikisht e mundur.
• E drejta e kundërshtimit: për të kundërshtuar përpunimin e bazuar në interesa legjitime ose marketingun e drejtpërdrejtë në çdo kohë.
• E drejta për të tërhequr pëlqimin: kur përpunimi bazohet në pëlqim, në çdo kohë, pa cenuar ligjshmërinë e përpunimit të kryer para tërheqjes.
• E drejta për të paraqitur ankesë: pranë Komisionerit shqiptar për të Drejtën e Informimit dhe Mbrojtjen e të Dhënave Personale (IDP), ose, për individët në BE/ZEE, pranë autoritetit të tyre lokal mbikëqyrës për mbrojtjen e të dhënave.

12. Si t’i Ushtroni të Drejtat Tuaja

Kërkesat për ushtrimin e cilësdo prej të drejtave të përshkruara në Seksionin 11 mund të dërgohen në dataprotection@albania-for-business.com. Për të mbrojtur të dhënat personale, mund të na duhet të verifikojmë identitetin e personit që bën kërkesën përpara se të përgjigjemi. Synojmë t’u përgjigjemi kërkesave legjitime brenda një (1) muaji, me mundësi zgjatjeje edhe për dy (2) muaj për kërkesa komplekse, rast në të cilin do të shpjegojmë arsyen e zgjatjes. Paraqitja e një kërkese është pa pagesë, përveç rasteve kur ajo është dukshëm e pabazuar, e tepruar ose e përsëritur, rast në të cilin mund të ngarkohet një tarifë e arsyeshme ose kërkesa mund të refuzohet duke dhënë arsyet.

13. Të Dhënat e Fëmijëve

Faqja e Internetit dhe shërbimet e Shoqërisë u drejtohen bizneseve dhe profesionistëve të rritur dhe nuk janë të destinuara për persona nën moshën 18 vjeç. Ne nuk mbledhim me vetëdije të dhëna personale nga fëmijët. Nëse bëhemi të vetëdijshëm se kemi mbledhur pa dashje të dhëna personale të një fëmije pa pëlqimin e duhur, do të ndërmarrim hapa për t’i fshirë ato.

14. Cookies dhe Gjurmimi i Faqes së Internetit

Detajet për cookies dhe teknologjitë e ngjashme të përdorura në albania-for-business.com, si dhe mënyra se si vizitorët mund të menaxhojnë preferencat e tyre, përcaktohen në Politikën e veçantë të Shoqërisë për Cookies, e disponueshme në albania-for-business.com/policies/cookie-policy.

15. Njoftimi për Shkeljen e të Dhënave

Në rast të një shkeljeje të të dhënave personale që ka të ngjarë të sjellë rrezik për të drejtat dhe liritë e individëve të prekur, Shoqëria do të njoftojë Komisionerin shqiptar për të Drejtën e Informimit dhe Mbrojtjen e të Dhënave Personale (IDP) dhe, kur kërkohet, autoritetin kompetent mbikëqyrës të BE-së, pa vonesa të panevojshme dhe, kur është e mundur, brenda 72 orëve nga momenti kur merr dijeni për shkeljen. Individët e prekur do të njoftohen drejtpërdrejt kur shkelja ka të ngjarë të sjellë rrezik të lartë për të drejtat dhe liritë e tyre, përveç rasteve kur zbatohet një përjashtim sipas ligjit të zbatueshëm.

16. Ndryshimet në Këtë Politikë

Ne mund ta përditësojmë këtë Politikë herë pas here për të pasqyruar ndryshimet në veprimtaritë tona të përpunimit ose në ligjin e zbatueshëm. Ndryshimet materiale do të pasqyrohen me një “datë hyrjeje në fuqi” të përditësuar në kopertinën e këtij dokumenti dhe, kur është e përshtatshme, do t’u bëhen të ditura klientëve aktivë.

17. Autoriteti Mbikëqyrës dhe Ankesat

Nëse besoni se të dhënat tuaja personale janë përpunuar në mënyrë të paligjshme, keni të drejtë të paraqisni ankesë pranë:

• Komisionerit shqiptar për të Drejtën e Informimit dhe Mbrojtjen e të Dhënave Personale (Komisioneri për të Drejtën e Informimit dhe Mbrojtjen e të Dhënave Personale, “IDP”), si autoriteti kompetent mbikëqyrës në Shqipëri; ose
• Kur ndodheni në BE/ZEE, autoritetit mbikëqyrës për mbrojtjen e të dhënave të vendit të rezidencës suaj të zakonshme, vendit të punës ose vendit të shkeljes së pretenduar.

Megjithatë, do ta vlerësonim mundësinë për t’i trajtuar shqetësimet tuaja drejtpërdrejt përpara se t’i drejtoheni një autoriteti mbikëqyrës – ju lutemi shihni Seksionin 18 për të dhënat e kontaktit ose referojuni Politikës sonë për Trajtimin e Ankesave.

18. Kontakti

Pyetjet rreth kësaj Politike ose kërkesat që lidhen me të dhënat personale duhet t’i drejtohen Zyrtarit tonë për Mbrojtjen e të Dhënave në info@albania-for-business.com. Kjo Politikë publikohet për transparencë në albania-for-business.com dhe duhet të lexohet së bashku me Politikën e Shoqërisë për Cookies, Politikën AML & CTF dhe Politikën për Trajtimin e Ankesave.